PTA広報誌、上期の配布が終わった、工夫したこと、大変だったこと 2017

2017年6月26日

こんにちは。女性の在りたい姿を応援する、エバーガールの有紀子です。

 

今年4月20日くらいに娘の小学校のPTAの広報部長になってから(6年間中1度は役員をやらなければならないため、2年生のうちに、とクラスから立候補した。)約2ヶ月。

無事に2017年上期の広報誌の発行を終えました。

 

ホッとしました。

 

このブログには、PTA広報の情報を求めていらしている方もいらっしゃるようなので(アクセス解析によります)、少し内容をシェアしますね。

 

配布までの方法

 

うちの小学校は比較的少人数。全部で460部刷って頂きました。

 

お見せできないのが残念ですが、素敵な仕上がりになりました。

 

うち、生徒配布分が360部ほど、後は教職員と、区内の他校宛の送付分です。

印刷業者さんは、今回デザインから印刷~納品までを破格でやって頂いたので、部員で折って棚入れをすることにしました。

しかも、縁故で相当な破格で色々お受けいただいているので・・。印刷業者さんもボランティアな部分が!うちは4面です。
平日の昼間、私が都合が良い日を決めて、そこに3名の方が集まってくださり作業をして、おおよそ1.5時間でした。

他校宛のあて名は、次回からは印刷が速いですね。

宛名は前部長さんから原本を引き継いでいたので、楽をさせていただきました。シール台紙だったらもっと楽だったでしょうが、糊で貼りました。

送付状も、楽さを求め昨年のものを修正テープで日付と号数だけ変更して送りました💦どうせすぐ捨てるでしょう・・。

各クラスごとの箱入れも、ふせんでクラスと枚数を貼っただけにしました。

これが納品の状態です。

どのような流れで紙面を作ったか

 

ゴールデンウィーク明けの第二回部会で、決めたフローはこちらです。(副部長さん、作成ありがとうございます!)

今回は、写真を多めに、文字を少なく、かつ具体的に、という風に考えました。

なので、記事自体の文字数はあまり多くないです。

それを2名の校正担当の方がしっかりチェックし統一してくださりました。ここはメールで。ワードを使いました。

 

私が紙面の草案(ゲラ)を書いて、それに沿うように取材をしていただきました。

 

普段保護者がなかなか見れない部分

 

副校長先生、校長先生にも、「普段保護者がなかなか見られない学校行事やPTA行事を取り上げたい。何かいい行事ありますか?」と伺い、いくつか取り上げる項目を増やしました。

去年より記事の内容が増えました。オリジナリティですね。その分部員さんの作業は増えてしまいましたが、クラウド化で全体の工数は抑えられたように思います。

あとは全体的にカラーを淡く依頼。ちょうど折しも江東区の区報がポストに入っていたので、その淡さが計算しつくされていてよいのでは?とそれくらいになるように、とお願いしました。

 

PC担当の方とデザインもしてくださる印刷業者さんの方と私は、ドロップボックスのクラウドシステムを使って記事と写真のデータ管理を行いました。

(招待制で、セキュリティは安心)

 

部員の方とPC担当さんの間では、まだクラウド化はしていなかったため、直接USBの受け渡しをしました。ちょっと大変だったでしょうね。

 

3者間では、ほとんど顔を合わせる必要がなく済み、コストや時間の削減になりました。

 

遠足の写真は、各学年の先生から学校の共有サーバーに入れて頂き、副校長先生からメールで頂きました。
記事は、学年だよりをもとに、私が書き起こしました。

 

正直レイアウトに精一杯で、PC担当さんにデータの管理を行ってもらったり全体のデザインを考えて頂けたのは助かりました。

 

最終的な校正は副校長先生と本部に依頼。脱字を見つけていただきこちらも感謝です。

 

部長として大変だったこと

 

大変というか・・

皆さんお仕事の状況や子供の年齢、性格、得意不得意、ITスキル、家族のサポートやご理解状況など多様でしたので、まずそれを把握するようにしました。

相手のことを理解することで、「この方は平日の方が動きやすい」、「この方は夜にしっかり返信をくださる」など、把握することができました。

全員宛のライングループなどは一切使わずここまでやってこれたのは良かったと思います。

色々な立場の方に同じメールをお送りするのは気が引けるので。(ストレングスファインダーでいう、個別化とアレンジが活かされています。)

 

最初に、集合写真を撮って顔と名前を覚えることも直ぐにしました。

なかなかこまめにお顔を合わせることもできないですから。(お互いのためにしたくないですから。)

メール一本でも相手の顔が浮かぶかどうかで違いますよね。メールもできるだけ平仮名や改行を使い、伝わりやすいように。必要ない情報は送らないように。過負荷にならないように心掛けました。

 

それから、うちの学校は広報部のデジカメがなかったので、本部の承認を得て購入しました。

この申請も、最初は「紙で出してください」とか言われたけど、そんな暇はない、とメールにかえて頂きました。早めに取材に間に合い、カシオのデジカメを安く買いました。

ここで時短ができたのは大きかったです。

 

あとは、やはりそもそもやったことがない「広報誌の発行」という作業と、去年はさぼりまくってろくに見ていなかった学校のお便りや行事を把握することなどが負荷でした。

(↑ いや、大事なことだろ!と自分突っ込み。こうでもないとなかなかちゃんと関わりません~。把握できたのは良かったです。)

 

期間中は、常に頭の2割くらいが広報誌に対する責任で埋まっている感じ。終わった今となっては1%もないです(笑

 

このストレス(いい意味でも悪い意味でも)は凄いものですね。

やっぱり、イライラしたり、仕事が手につかなかったり、時間もとっても取られました。子供に悪影響を与えたこともあります。

 

とはいえ、

 

■今年の紙面見たよ~!面白いね!おつかれさまっ

■中野さんが部長でやりやすいよ!

■なんか楽しい!大変だけど、楽しかった~で一年終わりたいですね。

■ママ、部長なんでしょう!頑張って!

 

等のお声を頂くと、やった甲斐があるなぁ、と思います。

あと、こまごました愚痴も出てしまいましたが、聴いてくださった方々、ありがとうございます!!

 

さっそく今晩は第3回部会です。

みんなで労い合って、下期や夏休みの話し合いを効率的に行ってきます!

 

私自身、うちの家庭自体は、そこまでPTA行事に参加していないので、本当に全部が必要なことなのかはいまだに疑問があります。

初めて小学校のPTA役員に。そして、部長に。

 

これからは、夏祭りの運営なども控えています。でも、知らないと必要かどうかも判断できないですし、きっと子供の笑顔を見たら、「やらないよりやった方がいい」となるんでしょうね。

とはいえ、先日書いたように女性ばかりに負荷がかかる状況はもうちょっと抑えたいですね。

 

女性活躍推進法は整備されたけど、男女平等については日本はともかく遅れている

 

佐賀のある学校では、PTA本部が全部男女半々で、広報部長も男性だそうです。やりやすかったようですよ。

 

また定期的に書いていきますね。

 

どなたかのお役に立ちますように☆彡

 

今日は学校の前の新しくできたカフェでの「暑気払い」の日程も決めないと♪

 

もちろん任意参加です(笑

 

強制しませんよ~(笑

 

すっぴんで息子と納品です。お疲れさまでした~!

 

そして後日タスカジさんを頼むという・・本当は締め切り前にお願いしようと思っていたのですがご都合が合わず、事後でした。

でもとても精神的と肉体的な疲れを取るために助かりました。

タスカジさん3回目、スポットで利用しました。

Instagram